ToDos

Die ToDos ermöglichen es, Aufgaben und Tätigkeiten den Benutzern des DayWork Assistants zuzuweisen, diese zu überwachen und auch auszuwerten. ToDos, die mir als Benutzer zugewiesen worden sind und die ich selbst zu erledigen habe, finden sich unter dem Menüpunkt Meine ToDo-Liste. Aufgaben, die ich anderen zugewiesen habe bzw. die ich beobachten möchte, werden in der Navigation unter Beobachtete ToDos aufgelistet. Die Suche nach ToDos und die Auswertung z.B. nach noch nicht erledigten ToDos ist über den Menüpunkt ToDo-Auswertung möglich. Auf jeder Seite im DayWork Assistant ist es über das Menü mittels dem Link „ToDo“ möglich, ein neues ToDo anzulegen. Gibt man hingegen die Nummer bzw. Identifikationsnummer (kurz: ID) eines ToDos in das nachfolgende Eingabefeld ein und drückt die Enter-/Return-Taste, so wird das entsprechende ToDo aufgerufen und kann z.B. bearbeitet werden.

Eine Sonderstellung bei den ToDos nehmen die regelmäßigen ToDos ein, die mehr eine Art Meta-ToDo sind. Anhand von diesem Meta-ToDos werden zu den angegebenen Zeitpunkten (z.B. jeden Dienstag und Donnerstag) „normale“ ToDos erzeugt; das ist vergleichbar mit den wiederkehrenden Aufgaben oder Ereignissen, wie man es von anderen Software-Produkten kennt.

In ToDos werden alle Informationen gesammelt und können daher aus diesen auch nicht mehr gelöscht werden, so können Änderungen im Inhalt eine ToDos später wesentlich leichter nachvollzogen werden. Zusätzlich werden bei Veränderungen (z.B. neue Deadline, neuer Status) diese mitprotokolliert, um eine Art Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Jedes ToDo hat nachfolgende Eigenschaften, die fast alle nachbearbeitet oder hinzugefügt werden können.

• Name, ein möglichst aussagekräftiger Titel, der mit wenigen Worten die Aufgabe beschreibt.
• Deadline mit dem Datum, wann das ToDo erledigt sein muss bzw. sollte. Rechts neben dem Datumsfeld befindet sich ein Kalender-Symbol, um den Tag auswählen zu können. Gibt es keine Deadline, so kann das Feld auch leer sein, was aber meistens nur bei ToDos mit dem Status „Idee“ der Fall ist.
• Kunde mit zugehörigem Projekt, es muss mindestens ein Projekt für einen Kunden vorhanden sein. ToDos können nämlich ausschließlich zu Projekten eines Kunden zugewiesen werden und nicht direkt zum Kunden. Hat man keine Projekte beim ausgewählten Kunden, so empfiehlt sich ein Projekt, das z.B. „Allgemein“ oder „Administration“ heißt. Wird der Kunde und/oder das Projekt geändert, werden alle Einträge in der Zeiterfassung, die mit diesem ToDo verknüpft sind, entsprechend aktualisiert.
• Geschätzte Dauer für die Bearbeitung des ToDos in Tagen, Stunden und Minuten. Es gibt eine initiale geschätzte Dauer, die dann zum ersten Mal gespeichert wird, wenn diese auf mehr als eine Minute abgeändert wird. Ändert man später die geschätzte Dauer erneut, dann wird diese Änderung vorgenommen, dennoch wird die initiale geschätzte Dauer zusätzlich in der Datenbank gespeichert, so dass man später die beiden Zeiten einander gegenüberstellen könnte. Damit würde sich auswerten lassen, um wie viel Zeit ein ToDo aufwendiger bzw. komplizierter geworden ist (z.B. durch neue Informationen, veränderte Situation, die sich erst im Verlauf ergeben haben).
• Status, das den aktuellen Stand wiederspiegelt. Es gibt die Zustände „Neu“, „In Bearbeitung“, „Warte auf Extern“, „Warte auf ToDo“, „Überwachen“, „Kontrollieren“, „Idee“, „Prüfen“ und „Erledigt“. Die Erklärung der Zustände findet weiter unten auf dieser Seite.
• Priorität um zu zeigen, wie wichtig dieses Aufgabe ist, standardmäßig gibt es die Zustände „Normal“, „Wichtig“, „Kritisch“ und „Unwichtig“.
• Sticky werden ToDos markiert, die sofort erledigt werden müssen, wenn man sie sieht (z.B. ein Rückruf). Die Option „Sticky“ (klebrig) überschreibt dabei die anderen Status-Zustände rücksichtslos und wird immer vorrangig behandelt. Hat ein Benutzer ein oder mehrere Sticky ToDos, so erscheint in der linken oberen Ecke neben der Navigationsleiste ein rotes eingekreistes Ausrufezeichen, das darauf hinweist.
• Beschreibung enthält alle Informationen, die benötigt werden, um das ToDo zu erledigen. Später erlangte Informationen können über die Kommentarfunktion dem ToDo hinzugefügt werden. Die Beschreibung kann nach dem Abspeichern später nicht mehr verändert werden.
• Zugewiesen enthält die Benutzer, die mit dem ToDo verknüpft sind und die das ToDo bearbeiten sollen. Werden mehrere Benutzer hinzugefügt, können sich einer, mehrere oder alle der Personen um die Erledigung kümmern. Benutzer, die dem ToDo zugewiesen worden sind, können in der Zeiterfassung auf dieses ToDo die dafür benötigte Zeit buchen.
• Beobachter enthält die Benutzer, die das ToDo und dessen Status überwachen oder beobachten. Im Normalfall wird das ToDo auch von demjenigen beobachtet, der es angelegt hat.
• Kontakte sind Benutzer, die man bei Fragen oder Problemen kontaktieren kann, das können sowohl Mitarbeiter der gleichen Firma sein, als auch externe Leute (z.B. vom Kunden), die im System angelegt sind.
• Kommentar hinzufügen enthält nachträglich erlangte Informationen, da die Beschreibung nicht mehr verändert werden kann, wurde sie einmal abgespeichert. Kommentare können zudem auch nicht mehr nachkorrigiert werden.
• Art des Kommentars ist entweder intern oder extern und entscheidet darüber, ob externe Benutzer (z.B. vom Kunden) den Kommentar sehen können oder ob dieser Kommentar vertraulich ist.

Wenn man ein ToDo durch Anklicken öffnet, hat man unterhalb der regulären Navigation ein zusätzliches Untermenü, das aus „Neues ToDo“, „Details“, „Verlauf“, „Zeiten“, „Ähnliches“ besteht. Abhängig von den Berechtigungen werden unter Umständen nicht alle Punkte aufgeführt. Der Menüpunkt „Details“ ist standardmäßig ausgewählt und daher wird im unteren Teil der Seite das ToDo mit allen oben beschriebenen Feldern angezeigt und diese können auch verändert werden. Wichtig ist, dass jeder Benutzer des DayWork Assistants ein ToDo verändern kann, aber sämtliche Änderungen protokolliert werden, um das ganze nachvollziehbar zu machen. Dieses Protokoll findet man als nächsten Punkt „Verlauf“.

Da man in der Zeiterfassung auch Bearbeitungszeit auf ein ToDo buchen kann, kann man über den Button „Zeiten“ die umgekehrte Sichtweise im ToDo ebenfalls sehen, wie viel Zeit man für ein ToDo aufgebracht hat. Hat der Benutzer die Rolle „Manager“ oder veränderte Berechtigungen, so kann dieser auch die von den anderen Benutzer auf das ToDo gebuchten Zeiten einsehen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn man ermitteln möchte, ob man noch im ursprünglichen Zeitrahmen liegt. Der Punkt „Ähnliches“ zeigt eine Liste mit ToDos, die den gleichen Kunden und das gleiche Projekt haben und dadurch möglicherweise mit dem aktuellen ToDo verwandt sein könnten.

Unterhalb dieses Untermenüs befinden sich die eigentlichen Felder und Auswahlmenüs mit den Eigenschaften (z.B. Name, Status, Priorität, Beschreibung) zum ToDo. Und darunter befinden noch ein Button zum Speichern und ein Auswahlmenü, bei dem man auswählen kann, auf welcher Seite man im Anschluss landen möchte. „Speichern und zurück“ kehrt anschließend zur letzten Seite zurück, dies kann unter Umständen nicht klappen wenn mehrere Browser-Tabs (Mozilla Firefox, Opera und neuere Versionen des Internet Explorers) verwendet werden; „Speichern und hierher“ kehrt danach wieder zum selben ToDo zurück, während „Speichern und neues ToDo“ das sofortige Anlegen eines neuen ToDos ermöglicht. „Speichern und in Zeiterfassung“ wechselt danach in die Zeiterfassung, belegt die Felder für Kunde, Projekt und ToDo korrekt vor und übernimmt den Kommentar in das Beschreibungsfeld. Wurde kein Kommentar an das ToDo angefügt, wird die Beschreibung stattdessen übernommen. Speichert man diese Tätigkeit in der Zeiterfassung ab, wird anschließend die Seite mit den eigenen ToDos angezeigt.

Handelt es sich um ein neues ToDo, wird vor dem Auswahlmenü noch der Button „Als Template“ angezeigt. Wenn man diesen anklickt, kann man anschließend die Seite im Browser als Lesezeichen oder zu den Favoriten hinzufügen und hat alle Werte im Formular schon entsprechend vorbelegt, wenn man das Lesezeichen erneut auswählt. Das ist z.B. für recht ähnliche ToDos wie Rückrufe für angenommene Telefonate praktisch, die möglichst schnell angelegt werden können müssen.

Das Anlegen eines neuen ToDos kann entweder über die Navigation (Link „ToDo“) oder von einer der ToDo-Seiten (Link „Neues ToDo“). Anschließend führt man folgende Schritte aus, soweit wie man sie selbst benötigt:

• Name mit einem kurzen aussagekräftigen Titel befüllen
• Deadline ändern oder das Datum ganz löschen, sofern es keine Deadline gibt
• Kunde aus dem Auswahlmenü auswählen und anklicken
• Projekt aus dem Auswahlmenü auswählen und anklicken (es muss zwingend mindestens ein Projekt geben)
• Geschätzte Dauer auf die Werte abändern, die man schätzt oder bis auf weiteres so belassen

Im nächsten Schritt kümmert man sich um die Wichtigkeit und den Status:

• Status auf „Neu“ stehen lassen, oder z.B. aber auf „Idee“ abändern
• Priorität nach eigenem Ermessen bzw. nach Dringlichkeit auswählen
• Sticky abhaken, sofern es sich um etwas handelt, was sofort erledigt werden muss, sobald man es sieht

In einem weiteren Schritt um den Inhalt und wen das ganze betrifft:

• Beschreibung mit allen Informationen füllen, die erforderlich sind, um die Aufgabe zu erledigen
• Zugewiesen befüllen, indem man aus dem Auswahlmenü einen Benutzer auswählt und auf den Button rechts daneben mit dem Plus-Zeichen klickt. Diesen Schritt solange wiederholen, bis alle gewünschten Benutzer dem ToDo zugewiesen sind. Fügt man einen Benutzer fälschlicherweise hinzu, muss man diesen in der Liste darunter einfach anklicken und dann den Button mit dem Minus-Zeichen anklicken.
• Beobachter verhalten sich beim Füllen genauso wie die zugewiesenen Personen zuvor
• Kontakte sind beim Befüllen genau gleich wie zugewiesene Personen und Beobachter zu behandeln

Anschließend wählt man, sofern von Bedarf, aus dem Auswahlmenü aus, auf welche Seite man anschließend weitergeleitet werden möchte und klickt auf „Speichern“.

Durch Anklicken eines ToDos z.B. auf der Homepage, bei Meine ToDo-Liste oder Beobachtete ToDos gelangt man auf die Details und kann dort entsprechend dem Anlegen eines ToDos alle Felder bearbeiten und verändern mit Ausnahme der Beschreibung. Möchte man noch eine Information anfügen, verwendet man „Kommentar hinzufügen“ darunter. Hier sollte man noch die Art des Kommentars auswählen (intern oder extern) und danach kann man das ToDo über den Button “Speichern” wieder abspeichern.

Mit jedem Status eines ToDos sind verschiedene Eigenschaften und Funktionen verbunden, nachfolgend die Bedeutungen:

• Neu haben ToDos, die frisch angelegt bzw. noch nicht bearbeitet worden sind.
• In Bearbeitung sollten Aufgaben haben, die gerade bearbeitet werden, damit andere auch darüber informiert sind.
• Warte auf Extern wird für Aufgaben verwendet, bei denen man auf externe Einflüsse wartet, z.B. dass ein Kunde die benötigten Daten zum Weiterarbeiten liefert oder bis ein gewisses Ereignis eintritt.
• Warte auf ToDo haben ToDos, die von anderen abhängen. Bislang gibt es jedoch keine Abhängigkeiten zwischen den ToDos, die das überprüfen könnten.
• Überwachen ist ein Status, mit dem man ein ToDo jeden Tag auf Homepage, unter Meine ToDo-Liste und bei Beobachtete ToDos im Abschnitt „Heute“ anzeigen lassen kann. Das ToDo läuft so lange mit dem Benutzer mit, bis es erledigt worden ist. Das „Gegenstück“ dazu ist der Status „Kontrollieren“.
• Kontrollieren ist für ToDos gedacht, auf die man „immer mal wieder“ einen Blick werfen sollte, wie z.B. Fehlerberichte an einen Hersteller, bei dem man auf eine Reaktion, Antwort oder Korrektur wartet. Hier sollten die ToDos landen, die nicht täglich in der ToDo-Liste erscheinen sollen, weil man diese nicht täglich kontrolliert. Dieser Status hat auf der Homepage, unter Meine ToDo-Liste und bei Beobachtete ToDos einen eigenen Abschnitt.
• Idee sollte für ToDos verwendet werden, die noch reifen sollen und bisher mehr eine Idee als eine Aufgabe darstellen. ToDos mit dem Status „Idee“ werden auf der Homepage, unter Meine ToDo-Liste und Beobachtete ToDos mit einem eigenen Abschnitt dargestellt.
• Prüfen sollte von Benutzern verwendet werden, denen ein ToDo zugewiesen worden ist und das sie bearbeiten haben, wenn die Beobachter überprüfen sollen, ob die geleistete Arbeit den Erwartungen entspricht. Die Listen der zugewiesenen Personen und der Beobachter werden dabei praktisch vertauscht. ToDos mit dem Status „Prüfen“ werden - ähnlich wie beim Status „Idee“ auf der Homepage, unter Meine ToDo-Liste und Beobachtete ToDos mit einem eigenen Abschnitt dargestellt.
• Erledigt ist für die ToDos gedacht, die erfolgreich bearbeitet worden und nun erledigt sind. Selbstverständlich können die ToDos anschließend auch wieder auf einen anderen Status geändert und damit geöffnet werden, wurde ein ToDo z.B. voreilig geschlossen.