Beobachtete ToDos

Die Seite die unterhalb dem Menüpunkt „Beobachtete ToDos“ zu finden ist, zeigt eine Liste aller Aufgaben an, die ich beobachten möchte. In vielen Fällen geht das dann darum, die Ergebnisse der ToDos zu überwachen und zu kontrollieren, da man beispielsweise dieses ToDo erstellt hat oder an den Ergebnissen interessiert ist. Möglicherweise wird ein ToDo auch von mehreren Benutzern beobachtet, dann erscheint es bei all diesen Benutzern.

Unterhalb der Navigation befindet sich eine Leiste mit Buttons und Feldern. Das erste Symbol mit dem weißen Blatt ermöglicht es, neue ToDos zu erstellen. Die Felder „Kunde“, „Projekt“, „Status“, „Priorität“, „Volltext“ und „Zugewiesen“ ermöglichen eine Abgrenzung der nachfolgenden Tabelle auf einen oder mehrere dieser Werte. Ein Prozentzeichen (%) kann als Platzhalter verwendet werden. Um die Abgrenzung zu aktivieren, klickt man rechts daneben auf den Button „Go!“.

Unterhalb von dieser Leiste befindet sich die Tabelle mit den von mir beobachteten ToDos, die auch von mir erstellt sein worden können. Zur besseren Übersicht ist diese in verschiedene Abschnitte gegliedert:

• Sticky enthält ToDos, die von den zugewiesenen Personen jetzt sofort erledigt werden, müssen sobald man sie sieht. Diese Option hat Vorrang vor allen anderen Zuständen und Deadlines.
• Prüfen sind ToDos, die von mir bearbeitet worden sind und durch mich diesen Status erhalten haben, damit die Beobachter meine Bearbeitung überprüfen und das ToDo gegebenenfalls als erledigt markieren können.
• Pool enthält ToDos, die keinem Benutzer zugewiesen worden sind. Normalerweise sehen nur Personen mit der Rolle Manager oder andere privilegierte Benutzer diesen Pool und können die Aufgaben anderen Benutzern zuweisen.
• Überfällig ist ein Bereich, den es im Idealfall nicht geben sollte, weil hier ToDos aufgeführt werden, deren Deadline verstrichen ist, ohne dass diese erledigt worden sind.
• Gestern sind ToDos, die gestern fällig gewesen wären, das wird anhand der Deadline ermittelt. Bei einem Montag ist gestern der Sonntag und nicht der letzte Arbeitstag.
• Heute enthält die Aufgaben, die heute bearbeitet werden sollten.
• Morgen sind Aufgaben, die morgen abgearbeitet werden sollen.
• Diese Woche enthält ToDos, die diese Woche ab übermorgen zu erledigen sind. Morgen wird durch einen eigenen Abschnitt abgedeckt.
• Nächste Woche ist ein Bereich, der die Aufgaben ab dem Montag der nächsten Woche enthält.
• Später sind die ToDos, die ab dem Montag der übernächsten Woche fällig sind und dann erledigt werden sollten. Am Ende können ToDos ohne Deadline aufgeführt werden, sofern solche vorhanden sind.
• Kontrollieren sind Aufgaben, auf die man „immer mal wieder“ einen Blick werfen sollte, wie z.B. Fehlerberichte an einen Hersteller, bei dem man auf eine Reaktion, Antwort oder Korrektur wartet. Hier sollten die ToDos landen, die nicht täglich in der ToDo-Liste erscheinen sollen, weil man diese nicht täglich kontrolliert.
• Idee enthält ToDos, die eigentlich keine konkreten Aufgaben, sondern mehr Ideen oder vielleicht sogar Fantasien sind. Ideen können eine Deadline haben, sollten es aber nicht, da es unter Umständen nur spontane Gedankensprünge sein könnten.

Abschnitte, die keine ToDos enthalten, werden nicht angezeigt, um die Liste nicht unnötig zu verlängern und um die Lesbarkeit zu erhöhen. Innerhalb eines Abschnitts werden die ToDos zuerst nach der Deadline aufsteigend sortiert (01.03.2006, 02.03.2006, 21.03.2006, …) und anschließend nach der Priorität absteigend (Kritisch, Wichtig, Normal, Unwichtig). Hat ein ToDo keine Deadline, so wird es im jeweiligen Abschnitt immer am Ende angestellt, da keine Deadline definitiv immer später ist als jeder andere Termin.

Standardmäßig werden bei den beobachteten ToDos nur die Aufgaben aufgeführt, die man beobachtet, die aber ausschließlich anderen Benutzern zugewiesen sind. Möchte man dieses Verhalten ändern und in der Liste auch die ToDos aufgelistet haben, die man sich selbst zugewiesen hat, so kann man in den Einstellungen die Option „Alle zugewiesenen ToDos“ aktivieren. Dadurch verringert sich im Normalfall die Übersichtlichkeit der Seite, denn die ToDos, bei denen man selbst zugewiesen ist, befinden sich auch unter „Meine ToDo-Liste“.