Regelmäßige ToDos

Die regelmäßigen ToDos ermöglichen es, bei wiederkehrenden Aufgaben und Tätigkeiten, z.B. Buchhaltung oder Wartungsarbeiten den Benutzern des DayWork Assistants aufgrund des Tages, des Wochentags bzw. des Monats automatisch ein „normales“ ToDo zu erstellen und zuzuweisen. Dadurch sind regelmäßige ToDos eher eine Art Meta-ToDo bzw. ein Steuerungstodo. Aufgaben, die durch regelmäßige ToDos erzeugt worden sind, verhalten sich identisch mit selbsterstellten ToDos. Die Liste der regelmäßigen ToDos kann nur über den Punkt „Regelmäßige ToDos“ in der Navigation aufgerufen werden. Die Funktionalität der regelmäßigen ToDos ist vergleichbar mit den wiederkehrenden Aufgaben oder Ereignissen, wie man sie von anderen Software-Produkten kennt.

Jedes regelmäßige ToDo hat nachfolgende Eigenschaften, die alle nachbearbeitet oder hinzugefügt werden können. Alle Werte werden jeweils zum Zeitpunkt der Erzeugung des „normalen“ ToDos anhand dieses regelmäßigen ToDos verwendet. Ändert man daher später z.B. die Beschreibung eines regelmäßigen ToDos, so wirkt sich diese Veränderung nur auf alle zukünftig erzeugten ToDos aus und nicht auf die bereits erstellten.

• Name, ein möglichst aussagekräftiger Titel, der mit wenigen Worten die Aufgabe beschreibt.
• Start ist das Datum für den Beginn des Zeitraums, ab wann ToDos erzeugt werden sollen. Dieses Feld kann gesetzt werden, muss aber nicht. In diesem Fall wird intern einfach vom heutigen Datum ausgegangen. Das Feld hat nichts mit dem Feld „Jeweils vor Deadline anzeigen“ zu tun.
• Ende ist entweder ein Datum oder eine Anzahl. Dieses Feld kann gesetzt werden, muss aber nicht. Ist das Ende leer, so wird das ToDo im entsprechenden Intervall bis in die Unendlichkeit angelegt. Ein Datum kann eingegeben oder über das Kalender-Symbol rechts daneben ausgewählt werden.
  • Datum ist das Datum für den Ende des Zeitraums, bis wann ToDos erzeugt werden sollen.
  • Anzahl, die an ToDos erzeugt werden soll, bis das regelmäßige ToDo zu Ende bzw. erledigt ist.
• Tag gibt an, an welchen Tagen eines Monats das ToDo angelegt werden soll. Kein markierter Tag und wenn alle Tage markiert worden sind, haben die gleiche Bedeutung.
• Monat gibt an, in welchen Monaten ein ToDo angelegt werden soll. Kein markierter Monat und wenn alle Monate markiert worden sind, haben die gleiche Bedeutung.
• Wochentag bestimmt, an welchen Wochentagen ein ToDo angelegt werden soll. Wie auch bei „Tag“ und „Monat“ haben kein ausgewählter Wochentag und alle abgehakten Wochentage die gleiche Bedeutung.
• Jeweils vor Deadline anzeigen ermöglicht es, dass ein ToDo erst eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der Fälligkeit im DayWork Assistant angelegt wird. Das macht bei ToDos Sinn, die nicht schon Wochen oder gar Monate vorher in der ToDo-Liste erscheinen sollen. Bei einer täglichen Aufgabe, z.B. soetwas wie den Briefkasten leeren, empfiehlt es sich auch, die Anzahl der Tage auf 0 (Null) zu setzen. Das Feld beeinflusst nicht das Datum der Deadline selbst.
• Kunde mit zugehörigem Projekt, es muss mindestens ein Projekt für einen Kunden vorhanden sein. ToDos können nämlich ausschließlich zu Projekten eines Kunden zugewiesen werden und nicht direkt zum Kunden. Hat man keine Projekte beim ausgewählten Kunden, so empfiehlt sich ein Projekt, das z.B. „Allgemein“ oder „Administration“ heißt. Wird der Kunde und/oder das Projekt geändert, werden alle Einträge in der Zeiterfassung, die mit diesem ToDo verknüpft sind, entsprechend aktualisiert.
• Geschätzte Dauer für die Bearbeitung des ToDos in Tagen, Stunden und Minuten. Im Unterschied zu „normalen“ ToDos gibt es bei regelmäßigen ToDos keine Unterscheidung zwischen initial geschätzter Dauer und einer späteren geschätzten Dauer.
• Priorität um zu zeigen, wie wichtig dieses Aufgabe ist, standardmäßig gibt es die Zustände „Normal“, „Wichtig“, „Kritisch“ und „Unwichtig“.
• Sticky werden ToDos markiert, die sofort erledigt werden müssen, wenn man sie sieht. Die Option „Sticky“ (klebrig) überschreibt dabei die anderen Status-Zustände rücksichtslos und wird immer vorrangig behandelt. Hat ein Benutzer ein oder mehrere Sticky ToDos, so erscheint in der linken oberen Ecke neben der Navigationsleiste ein rotes eingekreistes Ausrufezeichen, das darauf hinweist.
• Gruppe für das ToDo kann zur besseren Übersicht in der Tabelle mit den regelmäßigen ToDos vergeben werden. Die Gruppen lassen sich hierbei über die Verwaltung anlegen und bearbeiten. Typische Beispiele hierfür können „Buchhaltung“, „Wartungsverträge“ o.ä. sein.
• Beschreibung enthält alle Informationen, die benötigt werden, um das ToDo zu erledigen. Eventuelle Veränderungen können jederzeit vorgenommen werden, da dieses Feld sich auch noch nachträglich bearbeiten lässt.
• Zugewiesen enthält die Benutzer, die mit dem ToDo verknüpft werden und die das ToDo bearbeiten sollen. Werden mehrere Benutzer hinzugefügt, können sich einer, mehrere oder alle der Personen um die Erledigung kümmern. Benutzer, die dem regelmäßigen ToDo zugewiesen worden sind, können wie gewöhnlich in der Zeiterfassung auf das erzeugte „normale“ ToDo die dafür benötigte Zeit buchen.
• Beobachter enthält die Benutzer, die das ToDo und dessen Status überwachen oder beobachten werden. Im Normalfall wird das regelmäßige ToDo auch von demjenigen beobachtet, der es angelegt hat.
• Kontakte sind Benutzer, die man bei Fragen oder Problemen kontaktieren kann, das können sowohl Mitarbeiter der gleichen Firma sein, als auch externe Leute (z.B. vom Kunden), die im System angelegt sind.

Bei regelmäßigen ToDos gibt es auch keinen Status, da es sinnlos ist, ToDos mit einem anderen Zustand als „Neu“ anzulegen. Beispielsweise Ideen möchte man sicherlich nicht regelmäßig erzeugen. Zudem gibt es bei regelmäßigen ToDos auch keine Kommentare, da man die Beschreibung jederzeit verändern kann, sofern dies notwendig ist.

Wenn man ein regelmäßiges ToDo durch Anklicken öffnet, hat man unterhalb der regulären Navigation ein zusätzliches Untermenü, das aus „Neues regelmäßiges ToDo“, „Details“, und „Erzeugte ToDos“ besteht. Abhängig von den Berechtigungen werden unter Umständen nicht alle Punkte aufgeführt. Der Menüpunkt “Details” ist standardmäßig ausgewählt und daher wird im unteren Teil der Seite das regelmäßige ToDo mit allen oben beschriebenen Feldern angezeigt und diese können auch verändert werden. Wichtig ist, dass jeder Benutzer des DayWork Assistants nur seine regelmäßigen ToDos verändern, es sei denn der Benutzer hat die Rolle „Manager“ oder ist anderweitig privilegiert. Änderungen an regelmäßigen ToDos werden nicht protokolliert, da sich Veränderungen sowieso beim nächsten Erzeugen eines „normalen“ ToDos bemerkbar machen.

Auf regelmäßige ToDos kann in der Zeiterfassung keine Bearbeitungszeit gebucht werden, da es sich hierbei um ein Meta-ToDo handelt, das nur die Erzeugung von ToDos steuert. Dadurch kann man aber sehen, welche Aufgaben durch dieses regelmäßige ToDo erzeugt worden sind, dies ist über den Punkt „Erzeugte ToDos“ möglich. Die umgekehrte Sichtweise, zu sehen, ob es sich bei einem ToDo um ein regelmäßiges ToDo handelt oder nicht, gibt es bislang nicht.

Unterhalb dieses Untermenüs befinden sich die eigentlichen Felder und Auswahlmenüs mit den Eigenschaften (z.B. Name, Wiederholung, Priorität, Beschreibung) zum regelmäßigen ToDo. Und darunter befinden noch ein Button zum Speichern und ein Auswahlmenü, bei dem man auswählen kann, auf welcher Seite man im Anschluss landen möchte. „Speichern und zurück“ kehrt anschließend zur letzten Seite zurück, dies kann unter Umständen nicht klappen wenn mehrere Browser-Tabs (Mozilla Firefox, Opera und neuere Versionen des Internet Explorers) verwendet werden; „Speichern und hierher“ kehrt danach wieder zum selben ToDo zurück, während „Speichern und neues ToDo“ das sofortige Anlegen eines neuen ToDos ermöglicht.

Das Anlegen eines neuen regelmäßigen ToDos kann nur von der entsprechenden Seite aus über das erste Symbol mit dem weißen Blatt auf der Leiste geschehen. Anschließend führt man folgende Schritte aus, soweit wie man sie selbst benötigt:

• Name mit einem kurzen aussagekräftigen Titel befüllen
• Start setzen, sofern es nicht stimmt. Ein Datum kann eingegeben oder über das Kalender-Symbol rechts daneben ausgewählt werden.
• Ende setzen, nachdem die Auswahl „Datum“ oder „Anzahl“ getroffen worden ist.
• Tag oder Tage auswählen, die zutreffend sind. Mehrere Tage können angeklickt werden, wenn die Strg-Taste parallel gedrückt wird. Falls ausversehen ein Wert angeklickt wird, einfach alle Werte auswählen, da dies equivalent zu keiner Markierung ist.
• Monat oder Monate auswählen, die zutreffend sind. Mehrere Monate können angeklickt werden, wenn die Strg-Taste parallel gedrückt wird. Falls ausversehen ein Wert angeklickt wird, einfach alle Werte auswählen, da dies equivalent zu keiner Markierung ist.
• Wochentag oder Wochentage abhaken, die gewünscht sind
• Jeweils vor Deadline anzeigen auf den Wert setzen, der sinnvoll erscheint
• Kunde aus dem Auswahlmenü auswählen und anklicken
• Projekt aus dem Auswahlmenü auswählen und anklicken (es muss zwingend mindestens ein Projekt geben)
• Geschätzte Dauer auf die Werte abändern, die man schätzt oder bis auf weiteres so belassen

Im nächsten Schritt kümmert man sich um die Wichtigkeit und den Status:

• Priorität nach eigenem Ermessen bzw. nach Dringlichkeit auswählen
• Sticky abhaken, sofern es sich um etwas handelt, was sofort erledigt werden muss, sobald man es sieht
• Gruppe für das ToDo abändern, sofern die vorgeschlagene Gruppe nicht stimmt

In einem weiteren Schritt um den Inhalt und wen das ganze betrifft:

• Beschreibung mit allen Informationen füllen, die erforderlich sind, um die Aufgabe zu erledigen
• Zugewiesen befüllen, indem man aus dem Auswahlmenü einen Benutzer auswählt und auf den Button rechts daneben mit dem Plus-Zeichen klickt. Diesen Schritt solange wiederholen, bis alle gewünschten Benutzer dem ToDo zugewiesen sind. Fügt man einen Benutzer fälschlicherweise hinzu, muss man diesen in der Liste darunter einfach anklicken und dann den Button mit dem Minus-Zeichen anklicken.
• Beobachter verhalten sich beim Füllen genauso wie die zugewiesenen Personen zuvor
• Kontakte sind beim Befüllen genau gleich wie zugewiesene Personen und Beobachter zu behandeln

Anschließend wählt man, sofern von Bedarf, aus dem Auswahlmenü aus, auf welche Seite man anschließend weitergeleitet werden möchte und klickt auf „Speichern“.

Durch Anklicken eines regelmäßigen ToDos in der Liste gelangt man auf die Details und kann dort entsprechend dem Anlegen eines ToDos alle Felder verändern und anschließend kann man das regelmäßige ToDo über den Button “Speichern” wieder abspeichern.

Aus einem regelmäßigen ToDo wird dann ein „normales“ ToDo erzeugt, wenn man sich entsprechend viele Tage vor der nächsten Übereinstimmung des Tages und des Monats befindet. Hierbei ist wichtig, dass der „Tag“ aus dem vorhergehenden Satz entweder der Tag des Monats oder der Wochentag sein kann. Mit boolschen Operatoren zum Ausdruck gebracht: “(Tag ODER Wochentag) UND Monat“. Verdeutlichen lässt sich das am besten mit einem kleinen Beispiel:

• Die Liste Tag hat den Wert 21
• Die Liste Monat hat den Wert März, April
• Die Liste Wochentag hat den Wert Mittwoch
• Das Feld Jeweils vor Deadline anzeigen hat den Wert 2

Aufgaben aus diesem regelmäßigen ToDo werden daher für das Jahr 2007 wie folgt erzeugt:

• Am 05.03.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 07.03.2007 angelegt (Mittwoch und März treffen zu)
• Am 12.03.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 14.03.2007 angelegt (Mittwoch und März treffen zu)
• Am 19.03.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 21.03.2007 angelegt (Mittwoch, 21. Tag des Monats und März treffen zu)
• Am 26.03.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 28.03.2007 angelegt (Mittwoch und März treffen zu)
• Am 02.04.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 04.04.2007 angelegt (Mittwoch und April treffen zu)
• Am 09.04.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 11.04.2007 angelegt (Mittwoch und April treffen zu)
• Am 16.04.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 18.04.2007 angelegt (Mittwoch und April treffen zu)
• Am 19.04.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 21.04.2007 angelegt (21. Tag des Monats und April treffen zu)
• Am 23.04.2007 wird ein ToDo mit der Deadline 25.04.2007 angelegt (Mittwoch und April treffen zu)

Das obenstehende Verhalten und Zusammenspiel von Tag, Wochentag und Monat entspricht dem unter Linux üblichen Cron-Daemon vixie-cron, weitere Informationen dazu finden sich mittels man 5 crontab unter Linux oder im Entwicklungszweig von vixie-cron.

Eine Liste der regelmäßigen ToDos erhält man, wie bereits oben beschrieben, wenn man sich auf der gleichnamigen Seite befindet. Diese Tabelle entspricht ungefähr vom Aufbau her Meine ToDo-Liste bzw. Beobachtete ToDos. Diese zeigt aber an, mit welcher Deadline das letzte ToDo erzeugt worden ist und welche Deadline das nächste erzeugte ToDo haben wird.

Unterhalb der Navigation befindet sich eine Leiste mit einem Button und einer Option. Das erste Symbol mit dem weißen Blatt ermöglicht es, neue regelmäßige ToDos zu erstellen. Die Option danach, „Auch erledigte regelmäßige ToDos anzeigen“ ermöglicht es, regelmäßige ToDos, die bereits ihr Ende erreicht haben und damit standardmäßig ausgeblendet werden, ebenfalls anzuzeigen. Um die Abgrenzung zu aktivieren, klickt man rechts daneben auf den Button „Go!“.

Bei regelmäßigen ToDos existiert von Zeit zu Zeit die Situation, dass in Name eines ToDos z.B. nicht nur „Buchhaltung des Vormonats erledigen“ stehen soll, sondern „Buchhaltung vom März erledigen“ wesentlich aussagekräftiger ist, wenn man sich gerade im Monat April befindet. Dafür kann ein bestimmter Befehl in Name und die Beschreibung eingefügt werden, welcher zur Deadline des ToDos ausgeführt wird.

Zur Verdeutlichung hier einige Beispiele für das Feld Name:

• „Buchhaltung vom [[ %B | - 1 Monat ]] erledigen“ → „Buchhaltung vom März erledigen“ (wenn die Deadline des ToDos im Februar liegt)
• „Rechnungsstellung [[ %B %Y | - 1 Monat ]]“ → „Rechnungsstellung Dezember 2007“ (wenn die Deadline des ToDos im Januar 2008 liegt)

Folgende Steuerzeichen können zur Formatierung des Datums verwendet werden:

Die obenstehenden Möglichkeiten sind ein sinnvoller Auszug aus dem unter Linux üblichen GNU date, weitere Informationen dazu finden sich mittels man date unter Linux oder auf der Homepage der coreutils.

Für die Berechnung des Datums zur Deadline können - jeweils mit einem Plus- oder Minuszeichen davor - folgende Werte verwendet werden:

• Heute
• 1 Tag, x Tage
• 1 Monat, x Monate
• 1 Jahr, x Jahre
• 1 Woche, x Wochen

Hierbei ist es egal, ob man „1 Tage“ oder „2 Woche“ schreibt, der DayWork Assistant weiß trotzdem, was gemeint ist. Die Verwendung von Leerzeichen ist egal, so ist sowohl “-1Tag“ als auch “- 2 Monate“ möglich und macht dabei keinen Unterschied bei der Berechnung aus. Alternativ kann statt der deutschen Bezeichnung auch die englische (Day(s), Month(s), Year(s), Week(s), Today) verwendet werden, die Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.