Die Zeiterfassung enthält im oberen Bereich verschiedene Auswahlmenüs und Eingabefelder, die immer vorhanden sind und auch immer angezeigt werden. Über diese Felder wird das Erfassen und Nachbearbeiten von Tätigkeiten durchgeführt.
Das Auswahlmenü Kunde enthält die Namen aller Kunden, die im System angelegt worden sind.
Das Auswahlmenü Projekt enthält alle Projekte, die für den ausgewählten Kunden angelegt worden sind.
Das Auswahlmenü ToDo enthält alle Aufgaben, die dem ausgewählten Projekt zugewiesen worden sind und bei denen der Benutzer „Zugewiesener“ oder „Beobachter“ ist. Das Auswählen eines als erledigt markierten ToDos ist nur beim erneuten Bearbeiten der Tätigkeit möglich.
Das Eingabefeld Datum enthält das aktuelle Datum und kann durch Eingabe oder über den eingebauten Kalender geändert werden, für letzteres klickt man auf das Kalender-Symbol rechts neben dem Eingabefeld und kann den entsprechenden Tag auswählen. Dabei aktualisiert sich im unteren Teil der Seite automatisch die Liste der Tätigkeiten auf den eben ausgewählten Tag.
Das Eingabefeld Start bezeichnet die Uhrzeit, zu der die Tätigkeit begonnen worden ist. Diese Uhrzeit ist standardmäßig immer die Uhrzeit, mit der die vorhergehende Tätigkeit in der Zeiterfassung abgeschlossen worden ist. Lediglich nach der Anmeldung im DayWork Assistant wird die Uhrzeit der Anmeldung verwendet, wenn für den aktuellen Tag noch keine Zeiterfassung vorgenommen worden ist.
Das Eingabefeld Ende bezeichnet die Uhrzeit, zu der die Tätigkeit abgeschlossen oder unterbrochen worden ist. Sofern die Endzeit nicht manuell korrigiert wird, läuft diese ständig mit und aktualisiert sich selbst, um die Arbeit zu erleichtern.
Das Auswahlfeld Aktion enthält verschiedene Arten, standardmäßig „Normale Tätigkeit“, „Eingehendes Telefonat“, „Ausgehendes Telefonat“ und „Vor Ort“, die soweit selbsterklärend sind.
Das Textfeld Beschreibung sollte die geleistete Tätigkeit beschreiben, so ausführlich wie erforderlich
Das Eingabefeld Interner Kommentar wird im Normalfall nicht benötigt, ist aber dafür gedacht, um Kommentare abzugeben, die die Erfassung betreffen (z.B. wenn man für etwas übermäßig lange benötigt hat, wenn es bei etwas massige Probleme gab oder wenn nicht die volle Zeit abgerechnet werden sollte).
Gibt es mit den Feldern „Beschreibung“ und „Interner Kommentar“ aufgrund der Breite Probleme, die sich durch Verschiebungen der Felder äußern (insbesondere bei Auflösungen von 1024×768 oder geringer), so empfielt sich in den Einstellungen den Wert „Feldbreite“ auf den Wert 50 oder 60 zu setzen.
Kunden, Projekte und Aktionen können in der Verwaltung angelegt und bearbeitet werden. ToDos lassen sich über den Button ToDo in der Menüleiste am oberen Seitenrand anlegen, die Bearbeitung ist z.B. über „Meine ToDo-Liste“, „Beobachtete ToDos“ oder „ToDo-Auswertung“ möglich.
Im unteren Teil der Seite befindet sich eine Tabelle mit den Tätigkeiten, sofern für das ausgewählte Datum und den Mitarbeiter solche vorhanden sind. Die Spalten entsprechen den bereits oben erklärten Feldern.
Mit der Zeiterfassung lassen sich die erledigten Tätigkeiten erfassen. Der erste Schritt ist, worum es bei der zu erfassenden Tätigkeit geht:
Kunde aus dem Auswahlmenü auswählen und anklicken
Projekt aus dem Auswahlmenü auswählen und anklicken (sofern ein Projekt für diesen Kunden vorhanden ist)
ToDo aus dem Auswahlmenü auswählen und anklicken (sofern ein ToDo für dieses Projekt vorhanden ist)
Der zweite Schritt ist das Datum und die Dauer der Tätigkeit:
Datum ändern, sofern es nicht stimmt
Start verändern, sofern es abweicht
Ende abändern, wenn dieses erforderlich ist
Im nächsten Schritt geht es um den Inhalt der zu erfassenden Tätigkeit im Detail:
Aktion auswählen, sofern die vorausgewählte nicht zutrifft
Beschreibung mit einigen Sätzen füllen, die das beschreiben, was man getan hat
Interner Kommentar mit dem füllen, was man kommentieren möchte
Durch Anklicken eines Eintrages in der Tabelle im unteren Bereich der Seite (allerdings nicht bei der Spalte „Beschreibung“ oder „Interner Kommentar“) kann eine erfasste Tätigkeit bearbeitet werden. Diese wird dann in das obige Formular geladen. Anschließend kann man die gewünschten Felder - analog zum Erfassen von Tätigkeiten - verändern und über den Button „Speichern“ wieder abspeichern.
Wenn man gerade an etwas arbeitet und z.B. durch ein klingelndes Telefon unterbrochen wird, dann speichert man normalerweise die begonnene Tätigkeit ab, um anschließend das Telefonat auch in die Zeiterfassung aufnehmen zu können. Möchte man anschließend die ursprüngliche Tätigkeit fortsetzen, dann empfiehlt sich ein Mausklick auf den gelben Pfeil vor der entsprechenden Tätigkeit. Dadurch werden die Daten, ähnlich wie beim Bearbeiten, in das obige Formular nachgeladen, allerdings ist die Startzeit im Formular die Uhrzeit, zu der die letzte Tätigkeit abgeschlossen worden ist und die Endzeit läuft wieder mit. Speichert man diesen Eintrag dann, wird nicht der bestehende Eintrag verändert, sondern es wird ein neuer Eintrag in der Zeiterfassung angelegt.